Die Fossil Group hat sich innerhalb 30 Jahren zu einem weltweit etablierten Großkonzern für trendige Uhren und hochwertige Mode-Accessoires entwickelt. Durch ein einzigartiges Portfolio kann sich das Unternehmen im internationalen Fachhandel mehr als sehen lassen. Vor allem Uhren für Damen und Herren, aber auch Schmuck, Handtaschen, Gürtel, Brillen und Lederwaren gehören zum exklusiven, modernen Sortiment. Dabei setzt der Konzern auf den gezielten Einsatz von Design, Marketing und Distribution.

Neben den eigenen Marken Fossil, Skagen und Misfit werden auch namhafte Lizenzmarken wie Michael Kors, DKNY, Marc Jacobs, Emporio Armani, Diesel, Kate Spade und Karl Lagerfeld an über 400 Einzelhandels- und mehr als 4000 Großhandelsstandorten global in mehr als 150 Ländern vertrieben.

Durch den weltweiten Vertrieb ihrer Kollektionen befand sich die Fossil Group in den letzten Jahren in ständigem Wachstum. Mit 25 unternehmenseigenen Tochterfirmen und über 60 unabhängigen Distributoren wurde die Reichweite des Großkonzerns ständig erweitert.

Unternehmensintern nutzt Fossil ein zentrales SAP-System, um weltweit einheitliche Prozesse an allen Standorten sicherzustellen. Dieses System wurde in den vergangenen Jahren sukzessive auch bei den Auslandstöchtern ausgerollt.

Die erste europäische Implementierung fand 2004 in Deutschland statt. Seit 2004 zählt die Fossil Group gerade in den SAP-Bereichen FI/ CO, SD, BW und CRM auf die Unterstützung durch die SERKEM GmbH.

In Zusammenarbeit mit SERKEM wurde 2015 bereits die polnische Tochter an das zentrale SAP-System angeschlossen und das globale Template mit den nationalen gesetzlichen Vorgaben ausgerollt. Nun unterstützte SERKEM auch den Rollout in Spanien und Portugal bei der Fossil Group Iberia (Fossil S.L in Spanien und In Time-Distribuicao Relogios, Su, Lda in Portugal).

Ein internationales Team, bestehend aus der SERKEM GmbH, einer britischen Steuerberatung und internen Fossil Group-Mitarbeitern aus Deutschland, den USA, Schweiz, Frankreich, Spanien und Portugal, bereitete den Rollout vor. Nachdem alle Anforderungen implementiert, getestet und abgenommen waren ging Fossil Group Iberia nach dem gemeinsamen Projektstart im April 2015 im Januar 2016 auf dem globalen SAP-System live.

Landesspezifische gesetzliche Bestimmungen

Jedes Land hat seine eigenen gesetzlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen, vor allem in Bezug auf Banken und Steuerbehörden. Hier brachte SERKEM die notwendige Fachkompetenz in das Projekt mit ein und setzte die gesetzlichen Bestimmungen Spaniens und Portugals basierend auf SAP-Standard um.

Wirtschaftliche Transaktionen mit Lieferanten und Kunden

Nach spanischen Anforderungen, dem „Modelo 347“, müssen Unternehmen alle wirtschaftlichen Transaktionen mit Lieferanten oder Kunden bei den spanischen Finanzbehörden melden, wenn diese einen bestimmten Wert überschreiten. Diese Meldung muss jährlich im Februar für das abgeschlossene Vorjahr abgegeben werden.

Bei der Fossil Group Iberia wurden die für die Meldung notwendigen Reports von SERKEM im zentralen SAP-System implementiert. Die speziellen spanischen Anforderungen an diese Reports wurden dabei berücksichtigt. Die gesetzlich geforderte Textdatei wird nun direkt aus SAP an die zuständigen Behörden übermittelt.

Digitale Signatur

Nach portugiesischem Recht muss jede Software, die zur Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen verwendet wird, eine Funktion besitzen, die es ermöglicht, das jeweilige Dokument mit einer digitalen Signatur zu versehen.

Bei Fossil Group Iberia wurde das System von SERKEM so vorbereitet, dass nun sowohl im SD-Prozess generierte Fakturen als auch manuell erstelle Debitorenrechnungen und Gutschriften mit einer digitalen Signatur versehen werden. Diese Signatur ist nun durch die Implementierung in das SAP-System in den entsprechenden Datenbanktabellen sowie auch auf den jeweiligen Formularen ersichtlich.

Bericht an die portugiesische Zentralbank

In Portugal müssen laut gesetzlicher Vorschriften die Salden der hauseigenen Banken, der ausländischen Kunden und Lieferanten, sowie alle eigenen Auslandszahlungen monatlich an die portugiesische Zentralbank gemeldet werden.

Der hierfür von SAP zur Verfügung gestellte Report, der durch SERKEM in die Prozesse und Einstellungen des Systems integriert wurde, ermöglicht es Fossil Iberia nun, die notwendigen Daten in einer XML-Datei zu speichern und anschließend zu übertragen, was die Informationsübermittlung des Konzerns erleichtert.

Standard Audit File for Tax Purposes (SAFT)

Es müssen sowohl auf monatlicher als auch auf jährlicher Basis alle steuerrelevanten Daten aus den Bereichen FI und SD an die portugiesischen Finanzbehörden übermittelt werden.

SAP stellt einen Report zur Verfügung, mit dem eine XML-Datei erstellt werden kann, in der alle geforderten Daten enthalten sind. Dieser Report ist nun bei Fossil Iberia im zentralen Fossil-Group-System enthalten und vereinfacht somit die Kommunikation mit den zuständigen Behörden.

Formulare nach rechtlichen Vorschriften

Formulare sind wichtige Bestandteile laufender Prozesse. Soweit wie möglich findet der Dokumentenversand bei Fossil Iberia elektronisch direkt aus SAP statt. Somit war die Anpassung der bereits vorhandenen Formulare an spanische und portugiesische Gegebenheiten notwendig.

Die Formulare sind nun auf Basis des Fossil-Templates für die entsprechenden SAP-Module gemäß den rechtlichen Vorgaben durch SERKEM angepasst und in der jeweiligen Landessprache realisiert.

Alle notwendigen, länderspezifischen Anforderungen an das System von Fossil Iberia sind nun durch die SERKEM GmbH in dem zentralen SAP-System implementiert. Durch das globale Fossil-Group-System sind reibungslose Prozessabläufe garantiert, damit kann das alte, separate SAP-System der spanisch-portugiesischen Tochter abgelöst werden.
Bei Fossil Iberia ist man mit der Lösung und dem Projekterfolg sehr zufrieden.