1976 als Marketing- und Einkaufs-Kooperation des bürowirtschaftlichen Fachhandels begonnen, ist die Büroring eG heute ein Zusammenschluss von über 370 unabhängigen Bürofachhändlern. Diese sind – unter voller Wahrung ihrer unternehmerischen Freiheit – zugleich Teilhaber und Geschäftspartner.

Ziel der Einkaufs-, Marketing-, Vertriebs- und Servicegenossenschaft des Bürofachhandels ist die Stärkung der wirtschaftlichen Vorteile seiner Mitglieder durch die Bündelung des Einkaufsvolumens sowie ein umfangreiches Leistungs- und Serviceprogramm. Dieses umfasst Zentrallager, betriebswirtschaftliche Beratung, Internet- und Finanzdienstleistungen, Marketing und Werbung, Verkaufsförderung, Seminare, Schulungen, Großkundenverträge und Erfahrungsaustausch unter Kollegen.

Als Zusammenschluss von über 370 unabhängigen Bürofachhändlern verfolgt die Büroring eG das Ziel die wirtschaftlichen Vorteile seiner Mitglieder zu stärken. Zum einen durch die Bündelung des Einkaufsvolumens, zum anderen durch ein umfangreiches Leistungs- und Serviceprogramm, auf das die Mitglieder bei Bedarf zurückgreifen können.

Die wichtigste und am meisten genutzte Serviceleistung der Büroring eG ist das Zentrallager. Rund 1.500 Fachhandelspartner haben Zugriff auf das komplette Zentrallager-Sortiment der Genossenschaft und können sämtliche Leistungen der Logistik in Anspruch nehmen.

Bisher umfasste das Sortiment rund 11.000 Artikel auf einer Lagerfläche von insgesamt 3.200 m² mit über 1.200 Paletten- und 9.000 Regalplätzen. Täglich verließen über 1.200 Pakete das Lager, in Spitzenzeiten, wie am Jahresende, stieg die Zahl auf über 1.500.

Schließlich war die Kapazitätsgrenze im alten Lager erreicht. Veraltete Lagerstrukturen mit Fixplätzen und manuelle Prozesse standen einer zeitnahen Auslieferung von Bestellungen im Weg. Die Lagergestaltung war nicht mehr effektiv.

Um den zunehmenden Anforderungen an die Logistik gerecht zu werden, erweiterte die Büroring eG an ihrem Logistikstandort in Haan die bestehenden Lagerkapazitäten. Mit dem Erwerb eines in direkter Nachbarschaft gelegenen Lagers stellte Büroring die logistische Ausrichtung der Genossenschaft für die nächsten Jahre sicher. Aufgrund der örtlichen Gegebenheiten konnte das Zentrallager sowie die verschiedenen Außenlager unter einem Dach zusammengefasst werden. Mit dem neuen Logistikzentrum stehen auf einem Grundstück rund 6.500 m² zusätzliche Lagerfläche zur Verfügung.

Verkürzte Auftragsdurchlaufzeiten und ein deutlich erhöhter Durchsatz – das war das angestrebte Ziel Büroring eG bei der Erweiterung des Zentrallagers am Standort Haan.

Nachdem im Frühjahr 2012 die Arbeit im neuen Lager der Büroring eG aufgenommen wurde, musste man feststellen, dass die Prozesszeiten nicht optimal auf das schnelllebige Geschäft abgestimmt sind. Die Prozesse im neuen Lager entsprachen nicht den Anforderungen im Hause Büroring.

Da die Kunden der Büroring eG den Großteil ihrer Bestellungen komprimiert in einem kleinen Zeitfenster am Nachmittag aufgeben, kommt es vor allem nachmittags und abends zu Spitzenzeiten mit einer sehr hohen Auslastung. Gleichzeitig begrenzt der spätmöglichste Abholzeitpunkt, der eine Lieferung am Folgetag garantiert, den maximalen Verarbeitungszeitraum der Bestellungen.

Gemeinsam mit der SERKEM GmbH wurden die bestehenden Strukturen angepasst und alle Funktionen ins SAP integriert. Vorhandene manuelle Prozesse wurden abgelöst und automatisiert, das Lager konnte effektiv auf die bestehenden Anforderungen hin gestaltet werden.

Seitdem laufen die Prozesse bei der Büroring eG wieder „ruckelfrei“. Die Genossenschaft kann mit dem neuen Lagerlayout und -strukturen dynamischer auf Vertriebs- und Logistikanforderungen reagieren und bietet ihren Kunden kurze Lieferzeiten, getreu dem Motto „heute bestellt, morgen geliefert“.

Die Feuertaufe der neu implementierten Prozesse – das Weihnachtsgeschäft 2013 – wurde bestanden. Jörg Schaefers ist mit dem Projekt mehr als zufrieden.

Dynamische Lagerstrukturen statt Engpässe

Jetzt ersetzen dynamische Lagerstrukturen die alten Fixplätze und ermöglichen die Zuordnung der Artikel zu den verschiedenen Lagerarten. Neben der Beschaffenheit bzw. Dimension der Artikel wird nun auch der Absatz bei der Zuweisung der einzelnen Artikel auf die verschiedenen Lagerplätze berücksichtigt.

Durch die dynamischen Lagerstrukturen werden sowohl die Nutzung der Lagerfläche als auch die Wege optimiert. Die Artikel können schneller entnommen und eingelagert werden. Engpässe, die es vorher vor allem bei Sortimentswechseln gab, werden vermieden.

Mit Hilfe mobiler, direkt ins SAP eingebundener Arbeitsplätze können Wareneingangsbuchungen nun in Echtzeit, direkt vor Ort, nach dem Mann-zur-Ware-Prinzip erledigt werden. Ausgestattet mit Scanner, PC und einer mobilen Batterie können die mobilen Arbeitsplätze an jeder Position im Lager zum Einsatz kommen. Am Ziellagerplatz wird jetzt der Einlagerbeleg mit dem Scanner gescannt und über einen Voice-Dialog die Einlagerung sowie die Menge bestätigt.

Auftragsdaten stehen schneller zur Kommissionierung zur Verfügung

Mit der Unterstützung von SERKEM wurden insbesondere die Teilschritte „Volumenvorausberechnung der Versandkartons“ und „Rollwagenbildung“ komplett neu gestaltet und direkt im SAP abgebildet. Waren früher die Mitarbeiter noch schneller als die Maschinen, stehen heute jederzeit genügend Aufträge zur Kommissionierung bereit. Leerlaufzeiten bei den Mitarbeitern von bis zu 10 Minuten gehören der Vergangenheit an.

„Nach der Umstellung haben wir festgestellt, dass die Auftragsdaten erwartungsgemäß sehr viel schneller für die Kommissionierung bereitstanden“, berichtet Jörg Schaefers. „Der Zeitraum zwischen der Auftragsannahme und dem frühsten Startzeitpunkt in der Kommissionierung wurde um mehr als 75% reduziert. Dadurch standen die Auftragsdaten zeitiger zur Verarbeitung und der Zeitraum bis zur Abholung durch unsere Frachtführer öffnete sich für uns um etwa 40 Minuten“.

Mehr Effizient durch Pick-by-Voice

Weitere Zeit wird durch den Einsatz belegloser Kommissioniermethoden gewonnen. Durch das neue Pick-by-Voice-System findet der Kommissionierprozess bei der Büroring eG schneller und sicherer statt. Der Zugriff auf die SAP-Daten erfolgt in Echtzeit mit einer direkten Verbuchung in SAP.

Die Kommissionieraufträge werden nach mathematischen Optimierungskriterien aus den vorhandenen, freigegebenen Aufträgen generiert. Dabei können mehrere Kommissionieraufträge auf einem Multi-Order-Pickwagen zusammengefasst werden. Mit Hilfe des Cross-Docking-Konzepts werden Sonderbestellungen direkt aus dem Wareneingang verschickt, ohne Umweg über das Lager und den Kommissionierprozess.

Nicht nur die Auftragsdaten für die Kommissionierung stehen jetzt früher zur Verfügung, sondern auch der Kommissionierprozess läuft schneller und dabei besser ab. Unnötige Wege entfallen, der Kommissionierprozess ist effektiver.

„Es läuft einfach „ruckelfrei“. Und wenn alle Aufträge abgearbeitet sind, kann die Mannschaft in den wohlverdienten Feierabend gehen … 40 Minuten eher“, bestätigt Jörg Schaefers den Erfolg der Umstellung.

Packtischlösung spart Zeit beim Versand

Auch beim Versand wird Zeit gespart. Das per Schnittstelle angebundene bestehende Versandsystem wurde abgelöst und alle Prozesse „schnittstellenfrei“ direkt ins SAP verlagert. Die von SERKEM implementierte Packtischlösung ermöglicht neben einer schnelleren Abwicklung des Versands den direkten Zugriff auf SAP-Daten.

Der Packtisch ist mit einem Bildschirm, einem Scanner, einer integrierten Waage, sowie einen automatischen Deckler und Etikettierer ausgestattet. Dienstleisterspezifische Label werden direkt aus dem SAP gedruckt, RF-Transaktionen online im SAP getätigt und direkte E-Mail-Benachrichtigungen der Kunden inklusive Trackingdaten ermöglicht.

Durch die Anbindung von KEP-Dienstleistern, z.B. DHL und UPS, werden Auftragserstellung und Versandprozess zusätzlich beschleunigt und vereinfacht.

Fazit

Im Rahmen des Lagerumzugs konnte Büroring gemeinsam mit SERKEM die Liefer- und Kommissioniergeschwindigkeiten deutlich erhöhen und dabei die Fehlerquote der Kommissionierungen senken. Zukünftig kann die Genossenschaft mit dem neuen Lagerlayout und -strukturen dynamischer auf Vertriebs- und Logistikdaten reagieren und profitiert von kurzen Lieferzeiten.

Das Ziel von verkürzten Auftragsdurchlaufzeiten und einem erhöhtem Durchsatz wurde mehr als erreicht. Der Grund für den Erfolg?