Project Description
Logistikdienstleister-Integration:
KEP-Dienstleister und Speditionen direkt an SAP ERP anbinden
Ergebnisse des Projektes
„4 Monate nach Projektbeginn gingen die neuen Prozesse am Standort Eschborn live. Einen Monat später erfolgte bereits der Rollout der Lösung am Standort Mittenwalde. Eine tolle Leistung!“
Michael Brünnemann, Bereichsleiter Informationssysteme, UNI ELEKTRO Fachgroßhandel GmbH & Co. KG
UNI ELEKTRO
Die ganze Geschichte
UNI ELEKTRO – Der Kunde
Innerhalb von 40 Jahren hat sich die zum Würth-Konzern gehörende UNI ELEKTRO Fachgroßhandel GmbH & Co. KG zu einer der führenden Elektrofachgroßhandlungen in Deutschland entwickelt. Als Großhändler im Vollsortiment mit 350.000 verschiedenen Artikeln überzeugt das Unternehmen seine Handels-, Industrie- und Handwerkskunden vor allem mit Fachkompetenz und großer Sortimentsauswahl.
Die Gruppe erwirtschaftet mit über 1200 Mitarbeitern in 80 Niederlassungen einen jährlichen Umsatz von 457 Millionen Euro. Einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg leisten für die UNI ELEKTRO-Gruppe moderne und schnelle Geschäftsprozesse auf Basis von SAP.
Bei einem Sendungsaufkommen von 170.000 Paketen pro Jahr ist ein effizienter Versandprozess eine der Schlüsselkomponenten für die schnelle Warenlieferung an die Kunden.
Die Herausforderung: Auf einen Blick
- Einsatz verschiedener Drittsysteme führen zu Medienbrüchen im Versandprozess
- Steuerung des Versandprozesses über den gedruckten Lieferschein
- Track&-Trace-Daten der Dienstleister nicht im SAP-System hinterlegt
- Überblick über Packmittelverbrauch verbesserungsfähig
- Lieferungskonsolidierung aufwendig, wenn die einzelnen Lieferpositionen aus verschiedenen Lagern kommen
- Prozess der Retourenabwicklung ist komplex und zeitintensiv
- Statusinformationen an Kunden nicht einfach zugänglich
UNI ELEKTRO- Die Herausforderung
„Unsere KEP-Abwicklung ist aus der LKW-Abwicklung gewachsen. Der KEP-Prozess erfordert aber andere Abwicklungsschritte. Dadurch gingen die Kundensendungen durch viele Hände, wurden mehrmals angefasst, bis sie endlich dem Dienstleister übergeben werden konnten.“
Um Service- und Lieferqualität weiter zu verbessern und gleichzeitig dem konstant wachsenden Auftragsvolumen Rechnung zu tragen, entschloss man sich bei UNI ELEKTRO, mit Unterstützung der SERKEM GmbH den Versandprozess weiter zu optimieren und Speditionen und Logistikdienstleister direkt an das SAP-System anzubinden. Im ersten Projektschritt sollte einer der Hauptdienstleister im Paketbereich, DPD, angebunden werden.
Bisher war der manuelle Versand von Paketen über den Kurier-, Express- und Paketdienstleister (KEP) DPD sehr aufwendig.
Der Versandprozess war geprägt von Medienbrüchen in der Bearbeitung, da – neben SAP – spezielle Speditionssoftware, Excel- und Access-Daten oder der Webbrowser zum Einsatz kamen. Der Lieferschein wurde bisher sofort bei Lieferanlage gedruckt und das gedruckte Dokument anschließend als „sichtbarer Arbeitsvorrat“ genutzt.
Da die Ware mit dem Lieferschein erst zu einem späteren Zeitpunkt im Prozess zusammengeführt wurde, entstand hier ein erhöhter Such- und Sortieraufwand.
Auf dem Lieferschein waren keine HU-Informationen enthalten, so dass nicht eindeutig ersichtlich war, wie viele Pakete aus welchen Bereichen zu erwarten waren. Das führte in der Folge zu hohem Konsolidierungsaufwand, wenn Ware aus verschiedenen Lagerbereichen zusammengeführt werden musste.
Im Verpackungsprozess wurden die Packmittelverbräuche nicht in SAP erfasst. Gewichtsangaben waren ebensowenig wie Gefahrguthinweise auf den Lieferpapieren enthalten, eine Prüfung der Lieferadresse fand erst bei Übergabe an den Dienstleister statt.
Der Kommissionierprozess sah keine Stornoabwicklung bei Falschadressen vor, Korrekturen mussten daher über den Retourenprozess abgebildet werden, ein aufwendiger und zeitraubender Ablauf.
Eine Integration von Versanddaten und –status in die Vertriebs- und Service-Prozesse war nicht durchgehend vorhanden, die Track- &Trace-Informationen waren nicht direkt in SAP hinterlegt. Kunden konnten vom Vertrieb über den Versandstatus von wichtigen Aufträgen so nur mit deutlichem Aufwand informiert werden.
Nach Abschluss des Versandprozesses erfolgte der Rechnungsprüfungsprozess der Dienstleisterrechungen manuell, was mit hohem zeitlichen Aufwand verbunden war.
„Nach umfassender Marktanalyse haben wir uns für den Logistikdienstleister SERKEM GmbH entschieden, weil wir mit dem Lösungsansatz der Fa. Serkem die höchste Flexibilität in der Umsetzung mit unserer SAP-Systementwicklung sahen,“
UNI ELEKTRO
SAP DPD-Anbindung an 2 Standorten in 5 Monaten
UNI ELEKTRO – Das Projekt
Gemeinsam mit der SERKEM GmbH begann UNI ELEKTRO im Zentrallager Eschborn mit dem Redesign der Prozesse für den KEP- , LKW- und Frachtversand für den Dienstleister DPD. Im ersten Schritt wurden die Sollprozesse und Abläufe für das Projekt „Versandoptimierung“ erarbeitet, dann wurden die Aufgaben zwischen den beiden Teams aufgeteilt.
UNI ELEKTRO führte die Optimierungen am Packtisch und die Integration der Anpassungen in die Lagerabläufe durch, das Team von SERKEM übernahm die KEP-Anbindung mit nativem Labeldruck aus SAP und die Implementierung der mobilen Transaktionen für Zwischenpalette und Verladung.
4 Monate nach Projektbeginn gingen die neuen Prozesse am Standort Eschborn live. Einen Monat später erfolgte bereits der Rollout der Lösung am Standort Mittenwalde.
Der Versandprozess wird nun vollständig in SAP durchgeführt. Alle versandrelevanten Daten sind in einem System verfügbar. Die Versandlabel werden ohne Drittsoftware direkt aus SAP heraus gedruckt, die Versanddaten mit DPD ausgetauscht und die Trackingdaten im System hinterlegt.
Die Dienstleisteranbindung wurde nahtlos in die bestehenden Prozesse bei Kommissionierung und am Packtisch eingefügt. Dabei greift UNI ELEKTRO nun auf zusätzliche Funktionen bei der beleglosen Kommissionierung zurück, um Zwischenpaletten abzubilden, wo es notwendig ist.
Das anschließende Verladen der Waren wird auch mit Hilfe von mobilen Transaktionen auf Basis von ITS Mobile abgebildet. Der Status der Lieferungen ist nun unmittelbar in SAP ersichtlich.
Der Status der einzelnen Versandaufträge wird in den Auftrag in SAP zurückgeschrieben, der zuständige Mitarbeiter bei UNI ELEKTRO kann direkt aus dem Auftrag heraus die aktuellen Trackingdaten abrufen. Diese werden nach Übergabe der Ware an den Dienstleister auch automatisch aus SAP heraus als Status-E-Mail an die Kunden versandt.
Der Kunde wird so unmittelbar über die Auslieferung informiert und kann mit Hilfe des Trackinglinks in der Folge seine Lieferung jederzeit nachverfolgen. Rückfragen per Telefon beim Vertrieb von UNI ELEKTRO sind in der Folge stark zurückgegangen, die Kundenzufriedenheit ist messbar gestiegen.
Daten wie Gewicht und Gefahrgutklassen sind nun in den Prozessablauf integriert und einsehbar. Die Abbildung eines Ablaufes für Zurufaufträge bietet den Mitarbeitern im Versand die notwendige Flexibilität, schnell auf neue Anforderungen wie Änderungen oder dringende neue Bestellungen zu reagieren.
Die Konsolidierung von Waren aus verschiedenen Lagern ist nun deutlich zeitsparender möglich. Und am Ende des Tages sorgt ein in SAP erstellter Tagesabschluss für Transparenz
Der KEP-Retourenprozess, der bisher manuell beim DL beauftragt werden musste, kann nun direkt aus SAP beauftragt werden.
Selbstverständlich wurde die KEP-Abwicklung komplett in den bestehenden SAP-Retourenprozess integriert. Für den Anwender wurde dadurch die Handhabung stark vereinfacht.
Und das sagt UNI ELEKTRO über das Projekt:
„Ich möchte mich herzlich beim Projektmanagement und den mitwirkenden Kollegen von SERKEM für die jederzeit angenehme und konstruktive Zusammenarbeit im Sinne des Projektes bedanken. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“
„Die neue Abwicklung erleichtert und beschleunigt die Abarbeitung von Paketsendungen im Tagesgeschäft erheblich. Aufträge, die nur aus einem Lagerbereich bedient und per KEP-Dienstleister versandt werden sollen, können nun direkt im Lagerbereich für den Dienstleister endbearbeitet werden. Die Zusammenführung von Sendungen aus verschiedenen Lagerbereichen in der Konsolidierungszone wurde durch den veränderten Ablauf des Prozesses ebenfalls erheblich optimiert.“
„Unsere Entscheidung, die Realisierung der KEP-Anbindung an unser SAP-System mit SERKEM durchzuführen war genau richtig. Alle unsere Anforderungen und die gemeinsam abgestimmten Maßnahmen wurden von der Fa. SERKEM professionell umgesetzt. An dieser Stelle ein herzliches Dankeschön für die konstruktive Zusammenarbeit.“
