Am 1. Dezember 2022 veröffentlichte die polnische Regierung einen lang erwarteten Entwurf der polnischen Vorschriften zur obligatorischen strukturierten elektronischen Rechnungsstellung und zum KSeF-System (Nationales elektronisches Rechnungsstellungssystem).
Die damit beschlossenen Änderungen sind umfangreich und wirken sich auf ausländische Unternehmen aus, die in Polen eine feste Niederlassung für Mehrwertsteuerzwecke haben. Als Startdatum für die Änderungen wurde der 1. Januar 2024 bestätigt.
Im Allgemeinen gilt die obligatorische elektronische Rechnungsstellung für Aktivitäten, die derzeit eine Erfassung einer gemäß dem polnischen Umsatzsteuergesetz ausgestellten Rechnung erfordern. Zusätzlich dazu wird die Anpassung auch auf weitere Bereiche angewendet, beispielsweise Dienstleistungen, die der Mehrwertsteuerbefreiung unterliegen. Daher handelt es sich in erster Linie um umsatzsteuerpflichtige Tätigkeiten in Polen, einschließlich Inlandslieferungen von Waren und die Erbringung von Dienstleistungen zwischen Unternehmern (B2B), Behörden (B2G) sowie gegenüber Verbrauchern (B2C), die von dieser Gesetzesänderung betroffen sind.
Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die in den Verordnungsentwürfen eingeführt wurden:
- Der 1. Januar 2024 ist das Datum des Inkrafttretens der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung.
- Die elektronische Rechnungsstellung wird auch für ausländische Unternehmen mit einer FE (fester Geschäftssitz für Mehrwertsteuerzwecke) in Polen obligatorisch sein.
- Hohe Bußgelder für die Nichtausstellung von E-Rechnungen oder deren Ausstellung in unangemessener Form sind vorgesehen:
- Eine Geldbuße von bis zu 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags oder eine Geldbuße von bis zu 18,7 % des auf der Rechnung geschuldeten Gesamtbetrags im Falle einer Rechnung ohne Mehrwertsteuerbetrag kann verhängt werden, wenn der Steuerzahler: 1. trotz einer solchen Verpflichtung eine Rechnung nicht über die KSeF ausstellt; 2. Eine Rechnung in elektronischer Form ausstellt, die nicht der bereitgestellten Vorlage entspricht; oder 3. Sie dem KSeF nicht rechtzeitig zusendet (bei Rechnungen, die während eines vorübergehenden Ausfalls des KSeF ausgestellt werden, ist der Steuerpflichtige verpflichtet, die Rechnung innerhalb von sieben Tagen nach Ende des Ausfalls an den KSeF zu senden).
- Für jede falsch ausgestellte und/oder zugestellte Rechnung sind Strafen vorgesehen, deren Betrag nicht weniger als 1.000 PLN (für 1. und 2. oben) oder 500 PLN (siehe oben) beträgt.
- Strafen sollen ab dem 1. Juli 2024 gelten.
Weitere wichtige Änderungen
Es besteht die Verpflichtung, E-Rechnungen, die außerhalb des KSeF bereitgestellt werden, mit einem speziellen Prüfcode (QR) zu kennzeichnen, der eine Überprüfung der Daten und der E-Rechnungs-Echtheit ermöglicht (relevant für Rechnungen, die für Empfänger bereitgestellt werden, die nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen bzw. B2C-Rechnungen oder Rechnungen, die für ausländische Unternehmen ausgestellt werden).
Es ist erforderlich, die Methode zur Bereitstellung der Rechnung für Unternehmen zu ermöglichen, auch wenn diese nicht der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung unterliegen.
Die Möglichkeit der Rechnungsstellung über Registrierkassen wird ab dem 1. Januar 2025 aufgehoben.
Für Einkäufer, die beabsichtigen, eine geänderte Rechnung von ihren Lieferanten zu erhalten, wird im KSeF ein neuer Dokumenttyp vorgeschlagen (der „Korrekturrechnungsvorschlag“).
Der sogenannten Weißen Liste werden zusätzliche Informationen hinzugefügt, die angeben, ob ein bestimmtes Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist.
Der Verordnungsentwurf präzisiert Regeln zur Berichtigung von Rechnungen (ausgestellt im KSeF und außerhalb des KSeF).
Es wird eine Verpflichtung zur Angabe der KSeF-Nummern von im KSeF ausgestellten Vorausrechnungen (und von Vorausrechnungsnummern – in Bezug auf Rechnungen, die außerhalb des KSeF ausgestellt werden) auf der Abrechnungsrechnung eingeführt.
Die Regelungen beinhalten Maßnahmen zur Automatisierung und Optimierung der MWST-Abrechnung von Minus-Korrekturrechnungen.
Für den Fall, dass zwei Rechnungen an einen Empfänger ausgestellt werden, muss eine Sammelkennung zugeordnet werden.
Ein zusätzliches Feld im Überweisungsauftrag für die Identifikationsnummer der E-Rechnung im KSeF wird eingeführt.
Darüber hinaus wird die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen auf Steuerpflichtige ausgeweitet, die die sogenannte subjektive Befreiung in Anspruch nehmen (Kleinunternehmer), diejenigen, die Waren und Dienstleistungen für B2C-Kunden liefern und umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen erbringen.
Das Vorgehen bei Unmöglichkeit der Rechnungsstellung über die KSeF ist geregelt.
Integration des bestehenden elektronischen Rechnungssystems für B2G-Transaktionen (PEF) mit dem KSeF.
Es besteht keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für Mehrwertsteuerzahler, die besonderen Verfahren unterliegen (die von einer Regelung außerhalb der Europäischen Union für bestimmte Dienstleistungen profitieren, einer besonderen Regelung für die Erbringung von grenzüberschreitenden Gelegenheitspersonenverkehrsdiensten oder einer besonderen Regelung für den Fernabsatz importierter Waren).
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