Project Description
Digitale Personalakte in SAP:
50.000 Seiten Personaldaten sofort im Zugriff
Ergebnisse des Projektes
- Platzsparende und arbeitserleichternde Lösung in SAP
- Deutlich reduzierter Suchaufwand nach Mitarbeiterdokumenten
- Effiziente interne Abläufe und einfache Abrufmöglichkeit der Daten
- Erfüllung der strengen deutschen Datenschutzrichtlinien
- Deutlich verringerter Verwaltungs- und Archivierungsaufwand
- Möglichkeiten der Fristenüberwachung durch Wiedervorlagesystem
- Zeitlich begrenzte Freigaben zur Bearbeitung von Aktenteilen
- Mehr Platz im Lager und schnellere Bearbeitungszeiten
„Die Umsetzung durch SERKEM verlief schnell und kostengünstig, da die notwendigen Module bereits im Standard vorhanden waren. Wir würden jederzeit wieder die gleiche Entscheidung hinsichtlich der Digitalisierung der Mitarbeiterunterlagen treffen.“
Sally Billig, Personalleiterin, ER-WE-PA GmbH
ER-WE-PA
Die ganze Geschichte
ER-WE-PA – Der Kunde
ER-WE-PA ist eine Tochtergesellschaft der Unternehmensgruppe Davis-Standard. Die Erkrather sind spezialisiert auf die Produktion von Folienanlagen für Flachfolien, Blasfolien-, Flüssigkeits- und Extrusionsbeschichtung.
In der Branche ist ER-WE-PA für die schnellsten Maschinen mit der bestmöglichen Qualität bekannt. Als weltweit führender Hersteller von Verarbeitungsmaschinen und Granuliersystemen ist es wichtig, auch die internen Abläufe effizient zu organisieren.
Die Herausforderung: Auf einen Blick
- Wachsender Umfang an Mitarbeiterakten
- Zunehmender Aufwand für Verwaltung der Akten
- Steigende Kosten für Lagerung der Personalunterlagen
- Übersichtliches und aktuelles Halten der Dokumente
- Beachtung der strengen deutschen Datenschutzrichtlinien
ER-WE-PA – Die Herausforderung
Bei ER-WE-PA, einer Tochtergesellschaft der Unternehmensgruppe Davis-Standard, wuchs der Umfang der Mitarbeiterakten kontinuierlich an. Dabei nahm auch der Aufwand für die Verwaltung und Lagerung der Akten für die 450 Personen am Standort Erkrath stetig zu.
„Jeden Tag gehen Bewerbungsunterlagen ein, Mitarbeiter werden eingestellt oder bisherige Arbeitnehmer erhalten Beurteilungen, die abgelegt werden müssen. So sammelt sich mit der Zeit eine Menge an Papier bei der Lagerung von wichtigen Mitarbeiterdokumenten an. Diese müssen übersichtlich und aktuell gehalten werden, und das unter Beachtung der strengen deutschen Datenschutzrichtlinien. Ergeben sich Änderungen oder möchte der Vorgesetzte Einblick erhalten, beginnt die Suche nach der Personalakte…“, beschreibt Frau Billig die Ausgangssituation.
Die digitale Personalakte in SAP schafft hier zukünftig als platzsparende und arbeitserleichternde Lösung Abhilfe.
ER-WE-PA
Digitale Personalakte in SAP
ER-WE-PA – Das Projekt
Gesucht war eine kostengünstige und platzsparende Möglichkeit zur Archivierung von Mitarbeiterdokumenten und weiteren Mitarbeiterdaten. Zeitgleich sollte eine einfache Abrufmöglichkeit der Daten gegeben sein.
„Als Frau Billig uns Ihre Anforderungen nannte, schlugen wir zur Optimierung der Arbeitsabläufe in der Personalabteilung die Nutzung der digitalen Personalakte in SAP vor“, erzählt Projektleiterin Christina Eder von SERKEM. „Im SAP Standard ist diese bereits integriert, so dass keine weiteren Lizenzkosten für ER-WE-PA anfallen. Vor der Digitalisierung der Dokumente mussten nur noch die Einstellungen im Customizing durchgeführt werden.“
Nach der Konzepterstellung und einer Key-User-Schulung durch SERKEM wurden die Digitalisierung der Unterlagen sowie die Pflege der Schlagwörter für die Schlagwortsuche von ER-WE-PA mit eigenen Mitarbeitern durchgeführt.
„Das hat zum einen das Wissen in der Personalabteilung breiter verteilt, andererseits den Mitarbeitern auch die Scheu vor der neuen Lösung genommen“, resümiert Sally Billig.
Durch Einführung der digitalisierten Personalakte wurde der Verwaltungs- und Archivierungsaufwand der ER-WE-PA GmbH deutlich verringert.
„Wir können nun alle Dokumente und Daten eines Mitarbeiters durch ein paar Klicks im System aufrufen und behalten mit der digitalen Personalakte leichter den Überblick. Besonders begeistert bin ich von der Schlagwortsuche. Suchen wir zum Beispiel nach Verträgen, erhalten wir alle bisherigen Verträge des Mitarbeiters auf einen Blick. Die mühselige Suche nach Unterlagen hat sich somit erübrigt. Die digitale Personalakte erleichtert unsere Arbeit enorm“, lobt die Personalleiterin die neue Anwendung.
Darüber hinaus bietet die digitale Personalakte umfangreiche Möglichkeiten der Fristenüberwachung durch ein flexibles Wiedervorlagesystem. Dokumentenversionen können angelegt sowie zeitlich begrenzte Freigaben zur Bearbeitung von Aktenteilen genutzt werden.
Aus Sicht des Kunden gibt es neben der einfachen und schnellen Bedienung weitere positive Aspekte:
Bei der papierbasierten Lösung müssen Akten bei größeren Beständen in einem separaten Lager aufbewahrt werden. Hier können Mietkosten entstehen, die wegen der Umsetzung der Datenschutzbestimmungen höher ausfallen als in einem gewöhnlichen Lager. Benötigt man dann Zugriff auf archivierte Akten ergeben sich Transportkosten und unnötiger Zeitaufwand.
Durch Umstellung auf die digitale Personalakte entfällt dieser Kostenblock zukünftig für ER-WE-PA. Der Upload eines Dokuments inklusive Anpassungen für Schlagwortsuche etc. im SAP-System ist binnen weniger Minuten erledigt, das Dokument von jedem PC aus in Sekunden aufrufbar.
Schon nach kurzer Zeit konnte ER-WE-PA die Früchte der Umstellung genießen: Erleichterung von Arbeitsprozessen, verkürzte Arbeitsschritte, mehr Übersichtlichkeit und Transparenz.
„Die Umsetzung durch SERKEM verlief schnell und kostengünstig, da die notwendigen Module bereits im Standard vorhanden waren. Wir würden jederzeit wieder die gleiche Entscheidung hinsichtlich der Digitalisierung der Mitarbeiterunterlagen treffen“, fasst Sally Billig das Projektergebnis abschließend zusammen.
Personalleiterin Sally Billig ist mehr als zufrieden mit der neuen Lösung und der Umsetzung durch die SERKEM GmbH:
„Wir haben viele langjährige Mitarbeiter. Teilweise besitzt ein Mitarbeiter bis zu 4 Aktenordner mit Unterlagen. Da kann stellenweise schon großer Suchaufwand entstehen, von der Verwaltung und Lagerung der Akten für 450 Personen ganz zu schweigen. Deshalb haben wir nach einer Lösung gesucht, die platzsparend und arbeitserleichternd ist. Der Vorschlag einer Digitalisierung unseres Dokumentenbestands durch SERKEM kam gerade recht.“
