Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (= Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Spezifikation für das elektronische Rechnungsformat gleichen Namens, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelt wurde.

Der ZUGFeRD-Standard ermöglicht es auch kleinsten Unternehmen, Rechnungen komfortabel, schnell und einfach elektronisch mit ihren Kunden auszutauschen. Wegfall von Material- & Portokosten sowie die automatische Verarbeitung der Rechnungen ermöglichen effizientere Prozesse und senken die Kosten deutlich.
Detaillierte Informationen zu ZUGFeRD finden Sie hier.

Konzept und Abgrenzung zu EDIFACT

Eine ZUGFeRD-konforme Rechnung besteht aus 2 Teilen,

  • einer visuellen Darstellung über eine pdf/A3-Datei und
  • einem maschinenlesbaren Teil im XML-Format, der dem pdf angehängt wird.

Dabei hat im Zweifelsfall die XML-Datei Belegfunktion.

Ein Beispiel:

Eine Eingangsrechnung weist im pdf-Teil für eine Position einen Preis von 550 € /Stück aus, im XML-Teil jedoch nur 55 €/Stück, was auch dem Listenpreis für das Produkt entspricht.

Gültigkeit hat hier immer der Preis im XML-Teil der Rechnung, also die 55 €/Stück.

Rechnungsverarbeitung in SAP

Für die Erzeugung, das Auslesen und die Verarbeitung ZUGFeRD-konformer Rechnungen ist eine entsprechende Software nötig. SAP selbst verfügt aktuell noch über keine native Möglichkeit, ZUGFeRD-konforme Rechnungen auszulesen. Gegenwärtig ist es noch notwendig, hierzu Software von Drittanbietern einzubinden.

Rechnungsverarbeitung ohne ZUGFeRD (Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung):

Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist zeitaufwendig und fehleranfällig, egal ob es sich um Eingangs- oder Ausgangsrechnungen handelt. 

Die Eingangs-Rechnung wird in Papierform oder als pdf erstellt und anschließend per Post oder E-Mail versandt.
Beim Empfänger wird die Rechnung in einem manuellen Prozess erfasst, geprüft, archiviert und im nächsten Schritt im SAP-System weiterverarbeitet:

Rechnungseingangsprozess

Eingangsrechnung mit ZUGFeRD

Wird ZUGFeRD genutzt, wird die Eingangsrechnung vom Lieferanten als ZUGFeRD-konforme pdf/A3-Datei mit maschinenlesbarem XML-Teil erstellt. Diese wird anschließend per E-Mail an den Kunden versandt und dort über mehrere automatische Schritte ins SAP-System eingelesen.

Es können automatische Prüfungen der Rechnungen vorgenommen werden, um Abweichungen automatisch zu erkennen, die Rechnung kann unter Nutzung von SAP Standard-Funktionalitäten bspw. automatisch archiviert werden.

Der manuelle Aufwand bei der Eingangsverarbeitung beim Empfänger wird wesentlich reduziert. 

 Rechnungseingangsprozess mit ZUGFeRD

Gleiches gilt analog für den Rechnungsausgangsprozess:

Rechnungsausgangsprozess mit ZUGFeRD

Welche Vorteile bietet ZUGFeRD?

  • Archivierung
    Die Bilddatei (pdf) und der Buchungssatz sind fest miteinander verknüpft. Alle wesentlichen Informationen der Rechnung hängen als XML-Code an der pdf-Datei und gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Erkennungsfehler beim Scan sind ausgeschlossen, eine rein elektronische Archivierung wird möglich.
  • Durchgängige Automatisierung
    Mit ZUGFeRD ist es möglich, den Rechnungsein- und Ausgangsprozess weitgehend zu automatisieren. Prüfungen, Scannen von Dokumenten etc. werden überflüssig, der Personalbedarf sinkt deutlich.
  • Umweltschutz
    Da keine Rechnungen mehr gedruckt und versandt werden müssen, sinkt der Papierverbrauch und der Aufwand für den Versand deutlich. Der geringere Ressourcenverbrauch kommt der Umwelt zugute.
  • Kosteneinsparungen
    Durch den Wegfall von Druck- und Portokosten können pro Rechnung zwischen 1,53 € und 4,19 € eingespart werden. 
    Hierzu eine Beispielrechnung:
     
    Vorgang Vollkosten ohne ZUGFeRD
    Änderung durch ZUGFeRD
         
    Rechnungserstellung 0,20 € – 0,30 € automatisiert elektronisch
    Rechnungsdruck 0,51 € – 1,53 € entfällt
    Kuvertieren 0,20 € – 0,31 € entfällt
    Papierrechnungsversand 0,62 € – 2,05 € entfällt
         
    Summe 1,53 € – 4,19 €  

     

     
    Bei einem Rechnungsaufkommen von 10.000 Rechnungen pro Jahr können so bis zu 40.000 € eingespart werden, wenn man vollständig auf ZUGFeRD setzt.