Mittelständische Unternehmen müssen im Vorfeld der ERP-Einführung klar definieren, welche Prozesse oder wie viele Standorte im ERP abzubilden sind. Denn die Korrektur von falschen Entscheidungen der geplanten ERP-Architektur kostet neben Zeit vor allem IT-Ressourcen – diese sind vor allem im Mittelstand nicht ausreichend verfügbar.

Zur Wahl stehen Im Regelfall eine integrierte, schlanke oder aber eine anspruchsvollere, modulare Lösung. Je nach Anforderungen, sollte die Strategie aber so gewählt werden, dass sie auch für einen längeren Zeitraum Bestand haben kann. Im Idealfall empfiehlt sich daher die Ableitung der IT-Strategie aus der Unternehmensstrategie.

Neben der Strategie muss aber auch Klarheit über die Ziele und Erwartungen herrschen. Denn sie bilden im Projektverlauf die Grundlage für die Erfolgsmessung.

Mittel und Kapazitäten für die Entwicklung neuer Funktionalitäten und individueller Anpassungen sind vor allem im Mittelstand begrenzt. Das heißt, die Prozesse müssen praxisnah abgebildet und auf die branchenspezifischen Anforderungen abgestimmt werden.

Klassische Projektansätze folgen in der Regel dem „Wasserfallmodell“. Die verschiedenen Projektphasen werden sequentiell abgearbeitet und das vom Lastenheft über die Entwicklung bis hin zum Test.

Bei mittelständischen Unternehmen aber empfiehlt sich das „Werkstatt-Modell“ bei der ERP Implementierung: erst nach der Bereitstellung der Grundfunktionalitäten werden zusätzliche Anforderungen priorisiert und nach und nach umgesetzt. Der Vorteil – in kurzer Zeit werden Ergebnisse schneller erzielt. Das wirkt sich positiv auf die Akzeptanz großer IT-Veränderungen aus.

Je früher Anwender in das Projekt eingebunden werden, desto höher ist auch hinterher die Akzeptanz. Verantwortliche und Entscheider haben es daher zur Aufgabe, die betroffenen Mitarbeiter für den Handlungsbedarf zu sensibilisieren, aber auch deren Verbesserungsvorschläge zu berücksichtigen und umzusetzen.

Mit der Einführung eines neuen ERP-Systems ändern sich die Abläufe im Unternehmen. Deshalb sollte der Stress für die Mitarbeiter durch die Veränderung so klein wie möglich gehalten werden.

Das geht allerdings nur durch intensive Trainings und Schulungen. So wird zum einen vermieden, dass neue ERP-Systeme als von außen ausgezwungen wahrgenommen werden. Zum anderen wird damit Fehlern bei der Anwendung der neuen Lösung vorgebeugt sowie den Mitarbeitern die Angst im Umgang mit den neuen Programmen genommen.

Jede ERP Implementierung bringt für Unternehmen neue Funktionen, Prozesse und Schnittstellen mit sich. Gerade deshalb sind Tests auch von zentraler Bedeutung. Je nach Projektphase fallen unterschiedliche Tests an. Fehlende Funktionalitäten oder auftretende Knackpunkte können dabei ergänzt bzw. verbessert werden.

Und auch erst in Abhängigkeit der Testergebnisse kann ein finaler Termin für den Produktivstart festgelegt werden.

Kein Einführungsprojekt endet mit dem Tag des Go-Lives. Denn erst nach den ersten Praxiserfahrungen im Echtbetrieb werden in der Regel weitere Optimierungsmöglichkeiten evaluiert. Die implementierten Geschäftslogiken und Weiterentwicklungen werden fortlaufend vereinfacht und optimiert.