Project Description
SAP Frachtkosten:
SAP Frachtkosten-Monitor von SERKEM optimiert die Frachtkostenabwicklung & Frachtkostenprüfung in SAP
Ergebnisse des Projektes
- Elektronische Frachtkostenabwicklung in SAP
- Automatisierte Frachtkostenprüfung im Frachtkostenmonitor
- Einsparungen von mehr als 250.000€ im ersten Jahr
- Erhöhte Genauigkeit der Frachtkostenprüfung
- Minimieren des manuellen Aufwands im Frachtkostenmanagement
- Automatische Buchungen vom System innerhalb der Toleranzgrenze
„Wir haben unsere Projektziele zu 100% erreicht und planen den Frachtkostenmonitor von SERKEM zukünftig auch an weiteren Standorten einzusetzen. Da die Lösung komplett in SAP umgesetzt wurde, fallen auch keine weiteren Lizenzkosten an. Und aufgrund der offenen, transparenten Programmstrukturen können wir von TRUMPF die Roll-outs weitestgehend in Eigenregie durchführen.“
Christian Füssel, Projektleiter, TRUMPF GmbH & Co. KG
TRUMPF
Die ganze Geschichte
TRUMPF – Der Kunde
TRUMPF ist in den Bereichen Werkzeugmaschinen und Elektrowerkzeuge, Lasertechnik und Elektronik tätig. Neben Qualität und herausragenden Produkten stehen bei dem familiengeführten Technologieunternehmen hocheffiziente Prozesse im Vordergrund – und das in allen Bereichen.
Die Geschäftsbereiche Werkzeugmaschinen und Elektrowerkzeuge, Lasertechnik und Elektronik sind unter dem Dach der Management-Holding zentral organisiert. Ein weltweites Netz von geschäftsfeldübergreifenden Produktions-, Vertriebs- und Servicegesellschaften unterstützt dabei die Holding.
Bei der weltweiten Auslieferung seiner Produkte greift TRUMPF auf verschiedene Logistikdienstleister zurück. Dabei stehen beim international agierenden Technologieunternehmen neben Qualität und herausragenden Produkten auch hocheffiziente Prozesse im Vordergrund.
Die Herausforderung: Auf einen Blick
- Jährlich ca. 17.500 Papierrechnungen von Logistikdienstleistern für Frachten am Standort Ditzingen
- Rechnungen mit 210.000 Positionen für Ersatz-, Service- und Kleinteile
- 16.000 Positionen für Maschinenversand auf den Rechnungen
- Überprüfung der Rechnungen der Dienstleister auf Abweichungen von den vereinbarten Konditionen
- Manuelle Prüfung der Frachtkostenabrechnungen als zeitraubender und fehleranfälliger Prozess
TRUMPF – Die Herausforderung
Pro Jahr fallen am Standort Ditzingen ca. 17.500 Papierrechnungen von Logistikdienstleistern für durchgeführte Frachten an. Diese beinhalten 210.000 Positionen für Ersatz-, Service- und Kleinteile sowie 16.000 Positionen für Maschinenversand.
Erhält TRUMPF die Rechnungen der Dienstleister, müssen sie auf Abweichungen von den vereinbarten Konditionen überprüft werden. Ein enormer Aufwand, umfassen die Rechnungen teilweise bis zu 200 Seiten. Alles in allem ist die manuelle Prüfung der Frachtkostenabrechnungen ein zeitraubender und fehleranfälliger Prozess.
„Wegen des starken Wachstums des Sendungsaufkommens war es absehbar, dass eine Prüfung der Rechnungen in Zukunft nur noch stichprobenweise erfolgen könne. Fehlerhafte Abrechnungen würden dann nur mehr zufällig erkannt. Die manuelle Rechnungsprüfung war weder revisionssicher noch entsprach sie den Anforderungen an eine echte Kontrolle der Dienstleister.“
Deshalb sollte die Frachtkostenprüfung deutlich einfacher und mit einer höheren Prüfqualität abgewickelt werden. Hier überzeugte die SERKEM GmbH mit einer direkt in SAP implementierten Frachtkostenlösung. Im Frachtkostenmonitor – dem Herzstück der Lösung – werden alle Vorgänge überwacht und gesteuert.
TRUMPF
Automatisierte Frachtkostenprüfung in SAP
TRUMPF– Das Projekt
Eingangsrechnungen der Logistikdienstleister werden bei TRUMPF zukünftig automatisiert bearbeitet. So soll zum einen die Genauigkeit der Frachtkostenprüfung erhöht, zum anderen der manuelle Aufwand minimiert werden. Zugleich sollte die neue Lösung von den Mitarbeitern leicht pflegbar und ohne großen Aufwand international ausrollbar sein.
Im ersten Projektschritt wurden die KEP-Dienstleister angebunden. Diese decken ca. 98 % der besonders zeitkritischen Ersatz- und Kleinteilsendungen ab – in der Summe mehr als 210.000 Sendungspositionen pro Jahr.
Berechnung der Soll-Frachtkosten im Frachtkostenbeleg
Zu jeder Auslieferung legt das SAP-System einen Transport sowie einen Frachtkostenbeleg an. Im Frachtkostenbeleg werden die Soll-Frachtkosten anhand der dienstleisterspezifischen Konditionen vorausberechnet. Als Basis der Berechnung können wahlweise Bruttogewicht, Volumengewicht oder Lademeter eingestellt werden.
Einfache Konditionspflege in Excel
Die Konditionen lassen sich dabei von den Mitarbeitern bequem per Excel-Tabelle pflegen und einfach im SAP-System aktualisieren. Pro Spediteur sind bis zu 20 Konditionsarten mit einer beliebigen Anzahl an Ausprägungen hinterleg- und pflegbar. Jede Konditionsvereinbarung hat ihren individuellen Gültigkeitszeitraum. Zuschläge für Express, Entfernung, Gewicht, Gefahrgut, Incoterms etc. werden so bei der Sollkostenberechnung berücksichtigt.
Einlesen der elektronischen Rechnungen in SAP
Die von den Dienstleistern erhaltenen elektronischen Rechnungen und Abliefernachweise werden in ein einheitliches SAP IDOC-Format konvertiert und in den Frachtprüfungsmonitor eingelesen.
Prüfung auf Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Werten im Frachtkostenmonitor
Im Frachtkostenmonitor werden die einzelnen Positionen auf Abweichungen zu den vorausberechneten Frachtkosten und Lieferzeiten geprüft: den zuvor ermittelten Sollwerten werden nun auf Positionsebene die Ist-Werte der Eingangsrechnungen gegenübergestellt.
Automatische Buchungen innerhalb definierter Toleranzgrenze
Liegt die Abweichung unter dem vorab eingestellten Schwellwert, wird die Rechnungsposition automatisch im SAP-System gebucht und ist damit integriert in der Finanzbuchhaltung zur Zahlung frei. Die Position wird in SAP verbucht und der Vorgang im SAP-System entsprechend archiviert.
Benachrichtigung bei überschrittenen Schwellwert
Wird der Schwellwert überschritten – z.B. Express bis 10 bestellt, Anlieferung aber erst nach 10 Uhr oder Überschreitung der Soll-Kosten um mehr als 3 %, erhält die Versandabteilung eine Benachrichtigung vom System über die Abweichung vom System. Die Position wird in der Übersicht entsprechend gekennzeichnet und anschließend vom Versand manuell geprüft.
Dabei kann der Sachbearbeiter über den Monitor auf den gesamten Vorgang inklusive der Sendungsdaten des Dienstleisters zugreifen sowie weitere Kommentare und Daten erfassen. Bei Reklamationen münden diese in einer Meldung. Abschließend kann die Kommunikation mit dem Dienstleister dokumentiert oder durchgeführt werden.
Besonders wichtig war TRUMPF die Kontrolle der Zustellzeiten. Anhand der Versandbedingungen wird jetzt die späteste Zustellzeit ermittelt und mit der tatsächlichen Zustellzeit abgeglichen. TRUMPF zahlt so zukünftig nur noch dann Zuschläge für Express-Versand, wenn die Zustellung rechtzeitig erfolgt.
Karin Maier von Trumpf ist von der Lösung beeindruckt:
„Ein Paketscanner im Depot eines Dienstleisters war falsch konfiguriert. Der Dienstleister scannte daher die Pakete etwas zu groß, weshalb manche Pakete in die nächsthöhere Tarifklasse eingestuft wurden. Dank des Frachtkostenmonitors von SERKEM fiel uns das Muster hinter den Abweichungen sofort auf, da die simulierten Tarife für diese Pakete immer um den gleichen Faktor von den in Rechnung gestellten Tarifen abwichen. Ohne den Monitor wäre uns das erst sehr viel später aufgefallen.“
Mittlerweile bearbeitet TRUMPF am Standort Ditzingen 99 % aller KEP-Rechnungen und 98 % aller KEP-Sendungen mit Hilfe des SERKEM Frachtkostenmonitors. Mehr als 96 % aller Rechnungspositionen werden somit automatisch verbucht. Nur noch bei 4 % ist ein manuelles Eingreifen notwendig.
Vorteile der SERKEM-Lösung in SAP
Die in SAP integrierte Lösung bietet darüber hinaus weitere Vorteile:
Der Prozess der Frachtkostenabwicklung findet bei TRUMPF– mit Ausnahme der Datenkonvertierung – vollständig in SAP statt. Alle Schritte sind im System dokumentiert und bei Bedarf abrufbar. Weltweit kann auf alle Daten zugegriffen werden und die vollständige Datenbasis steht für Auswertungen in SAP zur Verfügung. Die gesamte Lösung ist revisionssicher, da Rechnungs-Rohdatei und PDF-Rechnung an den Transport sowie den Finanzbuchhaltungsbeleg angehängt werden.
Einsparungen von mehr als 250.000 Euro € bereits im ersten Jahr
Durch den Einsatz des komplett in SAP ungesetzten Monitors sparte TRUMPF bereits im ersten Jahr über 250.000 € ein. Gleichzeitig wird über den Monitor von SERKEM die Liefertreue der Dienstleister ausgewertet.
Auch die Dienstleister von TRUMPF profitieren von der SEREM-Lösung: die weitgehende Automatisierung verkürzte die Zahlungszeiten deutlich. Die Projektleiter Christian Füssel und Udo Landgrebe von TRUMPF sind begeistert.
„Wir haben unsere Projektziele zu 100 % erreicht und planen den Frachtkostenmonitor von SERKEM zukünftig auch an weiteren Standorten einzusetzen. Da die Lösung komplett in SAP umgesetzt wurde, fallen auch keine weiteren Lizenzkosten an. Und aufgrund der offenen, transparenten Programmstrukturen können wir von TRUMPF die Roll-outs weitestgehend in Eigenregie durchführen.“
„Für uns als Dienstleister ist es wichtig, dass der Kunde mit Projektende vollständig über die Lösung verfügt und sie auch unabhängig von uns weiterentwickeln kann – schließlich möchten wir den Kunden nicht über Lizenzvereinbarungen an uns binden sondern ihn durch unsere Leistung überzeugen, neue Projekte wieder mit uns als Partner umzusetzen,“ ergänzt Projektleiter Sascha Reischl von SERKEM.
