Sowohl im Bereich der Logistik, als auch im Finanzbereich werden Zahlungs- bzw. Wareneingänge oftmals angekündigt. Dies erfolgt in vielen Fällen durch sogenannte Avise. Doch wie kann man sicherstellen, dass diese Ankündigungen folgerichtig und vor allem ohne großen administrativen Aufwand erzeugt und an die entsprechende Stelle verschickt werden?

Was sind Avise?

Wie eingangs bereits erwähnt, handelt es sich bei einem Avis um eine Ankündigung einer Lieferung bzw. einer Zahlung. Man unterscheidet also zwischen Avise der Logistik und Avise des Zahlungsverkehrs.

Ein Lieferavis kündigt somit in erster Linie einen Lager- bzw. Warenzugang an und wird vom zuständigen Lieferanten an den Warenempfänger versandt, bevor die Ware tatsächlich geliefert wird. Dies ist vor allem in Systemen von Vorteil, in denen der Empfänger sehr genau darauf achten muss, ob die benötigten Materialien rechtzeitig oder mit zeitlichem Verzug im Lager eintreffen.

Im Gegensatz dazu werden Zahlungsavise benötigt, um den Zahlungsempfänger über eine eingehende Zahlung zu informieren und eine buchhalterische Erfassung von korrespondierenden Gegenleistungen zu erleichtern. Zusätzlich dazu vereinfacht ein Zahlungsavis die Zuordnung der getroffenen Zahlung zu den ausgeglichenen Posten durch eine entsprechend detaillierte Aufstellung.

Folgende Rechnungsdetails werden in der Regel erfasst:

  • Rechnungsdatum

  • Rechnungsnummer

  • Skontoabzug (falls verfügbar)

  • Rechnungsbetrag usw.

 

Zusätzlich zum Zahlungsavis wird im Finanzwesen oft auch ein Rechnungsavis verwendet, welches eine eintreffende Rechnung ankündigt. Dieses sollte eine Auflistung aller zu berechnenden Positionen enthalten und zur Planung von Zahlungen in näherer Zukunft dienen.

Zahlungsavise in SAP

In der Debitorenbuchhaltungskomponente (FI-AR) in SAP werden entsprechende Funktionen für die Bearbeitung und Erstellung von Avisen zur Verfügung gestellt.

Ein Zahlungsavis enthält dabei die Detailinformationen zu einer Eingangszahlung, die für die Zuordnung und den Ausgleich der offenen Posten benötigt werden. Dabei wird ein solches Zahlungsavis in zwei Abschnitte gegliedert.

Kopfteil

Der Kopfteil des Avises enthält in der Regel folgende Zahlungsdetails:

  • Zahlungsbetrag
  • Zahlungsdatum
  • weitere Informationen zur Zahlung

Avispositionen

In den Avispositionen werden sämtliche Angaben zu den bezahlten Positionen erfasst:

  • Belegnummer
  • Referenznummer
  • Fakturanummer
  • Differenzgründe
  • Betragsangaben

Versand von Zahlungsavisen per Mail

In vielen Fällen werden Zahlungsavise von Unternehmen noch manuell bei jedem Zahlungslauf verschickt. Durch entsprechende Einstellungen in SAP ist es allerdings auch möglich, diesen Versand vollkommen automatisch per Mail durchzuführen.

Dazu wird beim Ausführen eines Zahllaufs eine E-Mail generiert, die dann an die im Kreditorenstammsatz hinterlegte E-Mail-Adresse verschickt wird. Dabei können sowohl die Textbausteine als auch die Sprache für jeden Buchungskreis variieren.

Zusätzlich dazu kann eine Pflegeübersicht angelegt werden. In diesem werden unter anderem folgende Einträge vorgenommen:

  • Kreditorennummer

  • Kreditorenname (nur Anzeige)

  • Art der Versendung (E-Mail, Post)

  • Buchungskreis

  • E-Mail Adresse usw.

 

Ist also ein Eintrag zum gewünschten Kreditor vorhanden, kann die Versendung entsprechend der Eingabe im Feld „Art der Versendung“ durchgeführt werden. Wird hier „E-Mail“ ausgewählt, so bezieht sich das System automatisch auf das Feld „E-Mail Adresse“ und erzeugt mit Hilfe der entsprechenden Textbausteine das zu versendende Avis.

 

Sollten Sie Fragen haben oder auch auf Ihrem SAP-System den Versand von Avisen transparenter und effektiver gestalten wollen, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen.