Zahlungen im voraus ankündigen

Das Zahlungsavis hilft dem Empfänger einer Zahlung im doppelten Sinne: die Liquiditätsplanung wird erleichtert und Geldeingänge können leichter zugeordnet werden.

Grundsätzlich informiert ein Zahlungsavis den Geschäftspartner über den Zweck der Zahlung. Das Zahlungsavis enthält die Detailinformationen zu einer Eingangszahlung. Diese werden für die Zuordnung der offenen Posten benötigt.

Die Zahlungszuordnung in einem Zahlungsavis wird durch eine detaillierte Aufstellung aller mit der betroffenen Zahlung ausgeglichenen Posten (Rechnungen bzw. Gutschriften) hergestellt. Diese detaillierte Auflistung der auszugleichenden Posten erleichtert dem Empfänger die Zuordnung der Positionen. Dadurch kann der Geschäftspartner nachvollziehen, aus welchen Posten sich der überwiesene Betrag zusammensetzt.

Vor allem im Fall von Sammelüberweisungen, erleichtert das Zahlungsavis dem Empfänger die Zuordnung der Zahlung zur entsprechenden Leistung. Aus diesem Grund wünscht ein Großteil der Lieferanten immer ein Zahlungsavis.

Zahlungsavis in SAP

In SAP steht auf Zahlungsträgern nur eine beschränkte Anzahl an Zeilen für Informationen zum Verwendungszweck für den Geschäftspartner zur Verfügung.

Werden jedoch mehrere Zeilen benötigt, kann auf den Zahlungsträger ein Avishinweis ausgegeben und ein Avis mit den Details erstellt werden.

Folgende Informationen sind auf einer Zahlungsavis zu finden:

• Zahlungsbetrag
• Zahlungsdatum
• Weitere Informationen zur Zahlung im Kopfteil
• Angaben zu den bezahlten Positionen in den Avispositionen wie Betragsangaben (Brutto-, netto-, Skontobetrag), Differenzgründe
• Angaben zur Identifizierung des offenen Postens

Details zur Lösung in SAP: Zahlungsavis per Mail/Fax

Je nach Einstellungen können Sie Zahlungsavise in SAP per Brief, per Fax oder per E-Mail versenden. Dazu kann je Kunde eine individuelle Versandart festgelegt werden. Anschließend wird der Prüfprozess dann für jedes zu versendende Avis durchlaufen.

• Für den automatisierten Versand per E-Mail muss im SAP Stammsatz des Geschäftspartners eine E-Mailadresse gepflegt sein, für den Versand per Fax die Faxnummer.

• Beim Versand per Mail hat die Betreffzeile der E-Mail immer denselben Betreff: Zahlungsavis vom … (Datum). Die individuelle Anpassung der Betreffzeile ist jedoch auch möglich.

Mit dem automatisierten Versand sparen Unternehmen Zeit und Kosten, da keine manuelle Aktivität erforderlich ist.