Das Rechnungswesen ist in den meisten Fällen ein Bereich eines Unternehmens, der viel Potential für Optimierungen bietet. Dabei gestaltet es sich oft schwierig einen idealen Weg zwischen Effizienz und Korrektheit zu finden.

Um also die Prozesse im Bereich des Rechnungswesens zu optimieren müssen eventuelle Flaschenhälse an Schnittstellen und sonstige zeitintensive Abläufe genau untersucht und entsprechend verschlankt werden. Bezieht man dies auf die Veröffentlichung von Abschlüssen eines Unternehmens so gibt es dafür eine Möglichkeit, die man anwenden kann: Fast Close.

Was ist „Fast Close“?

Fast Close beschreibt die Möglichkeit Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse schneller durchzuführen. Das bedeutet, dass durch verschiedene Methoden sämtliche Aufstellungen, Prüfungen und Veröffentlichungen beschleunigt von Statten gehen sollen.

Ein Fast Close hat den Vorteil, dass man eventuelle Aktionäre oder Investoren schnell und effizient über aktuelle Zahlen und andere Faktoren der Geschäftstätigkeit in Kenntnis setzen kann, was eine geringere Reaktionszeit für zusätzliche Investitionen oder ähnlichem ermöglicht.

Zusätzlich dazu können auch die unternehmensinternen Prozesse optimiert werden. Die Entscheidungswege verkürzen sich oftmals erheblich und die Reaktionsgeschwindigkeit wird gesteigert.

Vorteile eines Fast Close

Wettbewerbsvorteile

Durch die beschleunigte Reaktionszeit und die entsprechende Qualität der getroffenen Entscheidungen können z. B. entscheidungsrelevante Informationen für Behörden oder Investoren schneller vorgelegt werden.

Kostenvorteile

Durch strukturierte und transparente Prozesse beim Meldeverfahren können Zeiten eingespart, Kapazitäten geschaffen und somit eine nicht unerhebliche Kostenreduktion erzielt werden.

Marktwirkung

Auf dem Markt und vor allem bei potentiellen Kunden wirkt ein zeitnahes Meldeverfahren oft gut organisiert und professionell. Zusätzlich zeugt ein solches von Effizienz im Unternehmen, die sich auf eventuelle Projekte ausweiten lässt.

Bonität

Eine schnellere Berichterstattung lässt von außen oftmals auf eine stabile und gute wirtschaftliche Situation schließen, was positiv von potentiellen Kreditgebern und Investoren aufgefasst wird.

Der Weg zum Fast Close

Das Wort „fast“ darf nicht zu sehr im Vordergrund stehen. Zwar zeigen die oben genannten Vorteile, dass es wichtig ist Einzelabschlüsse entsprechend effizient fertigzustellen, jedoch darf die Qualität dieser auf keinen Fall darunter leiden.

Wie man das Wort „schnell“ dabei definiert, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden. Viele Faktoren, sowohl von Außen als auch von Innen, beeinflussen diese Definition. Achtet man lediglich auf die geringstmögliche Bearbeitungszeit besteht das Risiko, dass die gelieferten Informationen nicht den hohen Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen und so ein zusätzlicher Aufwand durch Controlling o. ä. erzeugt wird.

 

Welche Prozesse müssen also untersucht werden um ein „Fast Close“ zu gewährleisten?

  • Terminierung: Zu grob festgelegte Terminplanung bewirkt oft erheblichen Zeitverlust
  • Verrechnungsstellen: Die Konten, der zu verrechnenden Prozesse werden oft zu spät oder nicht eindeutig festgelegt
  • Rechnungen: Eingangsrechnungen werden zu spät geliefert, wodurch sich die Folgebearbeitung erheblich verzögert und Bewertungsläufe nicht rechtzeitig durchgeführt werden können
  • Fachbereich: Oftmals werden benötigte Informationen von Fachabteilungen zu spät oder fehlerhaft geliefert.

 

Was muss getan werden?

Tätigkeiten verlagern

Oftmals ist es von großem Vorteil, Tätigkeiten, die normalerweise direkt am Bilanzstichtag durchgeführt werden, bereits vorab durchzuführen. Dies führt in vielen Fällen zu einer Entzerrung des Prozesses.

Der Inhalt einiger Berichte, die für den Abschluss benötigt werden, ist des Öfteren schon lange vor dem Bilanzstichtag bekannt. Das bedeutet dass diese Berichte auch bereits vorab erzeugt werden können.

Inventur

Spricht man von Berichten und Aufstellungen, die für einen Abschluss benötigt werden, muss auch die Inventur beachtet werden. Diese bietet ebenfalls vielerlei Möglichkeiten für Optimierungen.

Neben einer Stichtagsinventur gibt es andere Möglichkeiten den aktuellen Bestand zu erfassen:

Vorverlegte Stichtagsinventur:

Physische Bestandsaufnahme bis zu drei Monate vor dem Bilanzstichtag mit entsprechender Fortschreibung der Bestände.

Ausgeweitete Stichtagsinventur:

Bestandsaufnahme innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag.

Permanente Inventur:

Entgegen der Stichtagsinventur und aller Abwandlungen davon wird bei der permanenten Inventur kein Stichtag festgelegt, an dem die Bestandsaufnahme erfolgt. Stattdessen werden die Bestände während des laufenden Geschäftsjahres aufgenommen.

Zeitliche und inhaltliche Optimierung

Folgende Engstellen im Prozess der Abschlusserstellung sollten unter anderem beachtet und gesondert bearbeitet werden:

  • Eventuell nötige, manuelle Eingriffe in den Ablauf der IT bei der Abschlusserstellung.
  • Ungenaue Vor- und Angaben, die eventuell zu Abstimmungsproblemen führen können.
  • Besondere Tätigkeiten im laufenden Geschäftsjahr (z. B. Migration von IT-Systemen)
  • Unterschiedliche Rechnungslegungsstandards im Konzernumfeld

Effiziente Bewertungs- und Bilanzierungsansätze

Um den entsprechenden Abschlussprozess zu beschleunigen gibt es Möglichkeiten während eines laufenden Jahres bereits Vorkehrungen zu treffen. Dies betrifft speziell Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens.

Eine mögliche Vorkehrung wäre z. B. die Überarbeitung der Einlagerungsstrategien (z. B. FiFo)

Funktionen von SAP für Fast Close

Die Umsetzung von Fast Close stellt also viele Anforderungen sowohl an die menschliche Arbeitskraft als auch an die Kapazitäten eines IT-Systems. Ein SAP-ERP bietet hier verschiedenste Funktionen, die ein solches Vorgehen nicht nur unterstützen können, sondern unter Umständen sogar erheblich vereinfachen.

Folgende Funktionen kann SAP in Bezug auf Fast Close bieten:

  • Analyse / Überprüfung aktueller Abschlussaktivitäten direkt in SAP
  • Strukturierung der Abschlussaktivitäten in SAP
  • Definierter Ablauf durch Nutzung Standardfunktionalität SAP
    • Schedule Manager
      • Zentrale Übersicht über den Status der Abschlussaufgaben
    • Closing-Cockpit
      • Vorlagen für Abschlüsse
      • Aufgabenpläne / Terminplanung
      • Definition von Aufgaben in einem Aufgabenplan
        • Anlagevermögen (Anlagen im Bau, Anlageninventur, Abschreibungsläufe)
        • Umlaufvermögen (Materialbewertung, Pflege WE/RE-Konto, Fremdwährungsbewertung, Wertberichtigungen)
        • Bildung von Rückstellungen
        • Abgrenzungsbuchungen
        • Meldedaten / Steuermeldungen
        • Intercompany-Buchungen
        • Abschließen von Aufträgen
      • Benachrichtigungen
      • Auswertungen
    • Berechtigungskonzepte

Sollten Sie Unterstützung bei der Konfiguration Ihres SAP-Systems benötigen helfen wir Ihnen gerne. 

 

Fazit

Fast Close ist mit Sicherheit eine Methodik, die sich auf vielerlei verschiedene Weisen auslegen lässt. Ob man nun den gesamten Fokus auf die Geschwindigkeit legt oder ob man versucht einen Spagat zwischen Geschwindigkeit und Qualität zu schaffen bleibt wohl dem jeweiligen Anwender überlassen.

Jedoch sollte das Ziel dieser Methode doch zweiteres sein. Das Ziel sollte nicht nur eine Verkürzung der Abschlussprozesse sein, sondern ebenfalls eine gesteigerte Effizient und damit einhergehende Qualität der Datenbereitstellung.