Project Description
Integriertes Transport-Management-System (TMS) in SAP
Ergebnisse des Projektes
- Implementierung eines Transport-Management-Systems in SAP
- Integriertes ORDER- und INVOICE-Management
- Systemgestützte Disposition der Teil- und Komplettladungen (LTL und FTL) über ein Regelwerk
- Automatisierte Frachtkostensimulation aller relevanten Spediteure in SAP
- Automatisierte Sendungsbildung
- Selektion der täglichen Sendungslast möglich
Das Projekt
Bisher wurde bei dem Vollsortimentsanbieter für Gerätebatterien eine manuelle Ladungsdisposition bzw. Spediteursbeauftragung außerhalb des SAP-Systems eingesetzt. Dadurch waren die Teil- und Komplettladungen und deren zugehörigen Lieferungen nicht im SAP-System ersichtlich.
Die Frachtkostenberechnung basierte auf aufbereiteten Excel-Files, in denen die Frachttarife und die Transportdauer der einzelnen Spediteure beinhaltet waren. Die Rechnungsstellung durch den Spediteur erfolgte bislang papiergebunden. Die Rechnungsprüfung basierte auf den Tarifdaten, die in den entsprechenden Excel-Dateien angegeben wurden.
Diese Handhabung des bisherigen Transportmanagements wurde durch die vielen manuellen Prozesse sichtlich erschwert. Deshalb sollte ein integriertes Transport-Management-System (TMS) in SAP die manuellen Prozesse ablösen.
Durch die Zusammenarbeit mit der SERKEM GmbH ist bei dem Batteriehersteller nun das Transport-Management-System vollständig in SAP integriert. Die Abwicklung der Frachtkosten und Gutschriftsverfahren für verschiedene Spediteure sind dabei wichtige Bausteine der Gesamtlösung. Ein entsprechendes ORDER- und INVOICE-Management wurde im Zuge der TMS-Implementierung ebenfalls umgesetzt.
Die Identifizierung der Teil- und Komplettladungen (LTL und FTL) wird nun über ein Regelwerk direkt in SAP abgewickelt. Diese Identifizierung erfolgt anhand von Systemdaten, wie z. B. Gewicht, Volumen oder Destination. Basierend auf diesem Regelwerk wird in der Auslieferung eine Liefersperre gesetzt, um eine systemgestützte Disposition der LTL- und FTL-Lieferungen zu ermöglichen. Diese Liefersperre wird benötigt, damit die Lieferungen nicht automatisiert kommissioniert werden und anschließend nicht mehr pro LKW gebündelt werden können.
Durch das neue TMS findet eine automatisierte Frachtkostensimulation aller relevanten Spediteure direkt in SAP statt. Die Simulation basiert auf den, im SAP-System hinterlegten, Frachtraten der jeweiligen Spediteure. Somit kann entschieden werden, welcher Spediteur für die Lieferung eingesetzt werden soll. Der gewählte Spediteur wird dann automatisiert in die simulierten Lieferungen übernommen, um dessen spezifische Labels bzw. Formulare in den nachfolgenden Prozessschritten erstellen zu können.
Zusätzlich ist auch eine automatisierte Sendungsbildung integriert, mit welcher mehrere Lieferungen zum gleichen Warenempfänger am selben Zustelltag gebündelt und in der eigentlichen Frachtkostenabrechnung kumuliert abgerechnet werden können.
Die Beauftragung eines Spediteurs findet dann über die automatisierte Anlage eines SD-Transports bzw. einer automatisierten Nachrichtenausgabe (PDF oder EDI) statt. Alternativ kann dies auch anhand einer manuellen Beauftragungsmail stattfinden. Das Tracking der Lieferungen erfolgt über den Ausschreibungsstatus im SD-Transport.
Für die restlichen Lieferungen, die nicht über das ORDER-Management bearbeitet werden, erfolgt die Sendungsbildung sowie die Erstellung des SD-Transports automatisiert über einen nächtlichen Batch-Job. Die Selektion der Lieferungen erfolgt über verschiedene Kriterien wie z.B. das Zielland, Incoterms oder den KEP-Spediteur.
Im SAP-System werden zu jeder Auslieferung ein Transport- und ein Frachtkostenbeleg angelegt. Die Soll-Frachtkosten werden vorab im Frachtkostenbeleg anhand der hinterlegten, dienstleisterspezifischen Konditionen berechnet.
Die Eingangsrechnungen der jeweiligen Spediteure werden per EDI übertragen und somit als IST-Daten im SAP-System hinterlegt.
Im nun integrierten INVOICE-Management werden die Beträge der Soll- und Ist-Daten auf Positionsebene abgeglichen.
Nach dem Abgleich werden die Frachtkosten automatisiert verarbeitet, sofern die Beträge eine bestimmte Abweichungstoleranz nicht übersteigen. Ist diese Abweichung im festgelegten Rahmen, werden die Positionen automatisch in SAP verbucht und somit in der Finanzbuchhaltung zur Zahlung freigegeben. Wird die Toleranzgrenze jedoch überschritten, so werden die entsprechenden Positionen gekennzeichnet und müssen anschließend noch manuell überprüft werden.
Durch das neue Transport-Management-System in SAP sind umständliche, manuelle Prozesse nun Geschichte. Das TMS ist aktuell mit einer Spedition im Einsatz. Dabei sind jedoch automatisierte Prozesse für den europaweiten Versand verschiedenster Lieferungen ab Deutschland garantiert.
Das Ziel ist, die Lösung konzern- und weltweit auszurollen, sodass künftig mehr als 10 Spediteure im SAP-System integriert sind. Somit können erhebliche Zeit- und Geldeinsparungen erzielt werden.