Project Description
Investitionsmanagement in SAP
Mit SERKEM maßnahmenübergreifende Investitionsbudgets zyklisch planen und überwachen!
Die SERKEM-Lösung im Detail
Das SAP Investitionsmanagement leistet Unterstützung bei der Abwicklung von Investitionen, angefangen bei der Antragstellung, über Strukturierung, Wirtschaftlichkeitsrechnung, Planung und Budgetierung, bis hin zur Abrechnung und Aktivierung.
Dabei sind SAP-technisch alle Maßnahmen, die zu Kosten führen und Nutzen bewirken, als Investitionen zu verstehen. Damit repräsentieren Investitionen alle konkret geplanten Vorhaben im Investitionsbereich eines Unternehmens.
Auf einen Blick
Die Investitionsarten werden im SAP Investitionsmanagement nach Genehmigung als Investitionsmaßnahmen bzw. kurz Maßnahmen verwaltet, die
- in jedem Kostenrechnungskreis auch buchhaltungskreisübergreifend liegen und
- in den Währungs- und Geschäftsjahresangaben mit der hinterlegten Währung und Geschäftsjahresdetermination übereinstimmen.
Finanzanlagen werden dagegen in der Anwendungskomponente Financial Supply Chain Management administriert
Folgende Investitionsarten werden im SAP Investitionsmanagement unterschieden:
- Sachanlagevermögen: Gebäude, Grundvermögen, Technische Anlagen und Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
- Immaterielles Vermögen: Forschung & Entwicklung, Aus- und Weiterbildung, Akquisition neuer Märkte, Geschäfts- und Firmenwerte
- Instandhaltung: Generalüberholungen, Grunderneuerungen/Teilerneuerungen, Großreparaturen
Investitionsprogramme ermöglichen die zyklische Planung und Überwachung von maßnahmenübergreifender Investitionsbudgets. Sie stellen die Investitionen eines Unternehmens mit den Kosten in einer hierarchischen Struktur dar.
Dafür gibt es folgende Elemente:
- Programmstrukturierung: Programmdefinition, Programmpositionen und -struktur, Maßnahmenzuordnung sowie Zuordnung von Maßnahmenanforderungen
- Planung und Budgetierung: Wertkategorien, Kostenplanung des Programms, Kostenbudgetierung des Programmes, Nachträge und Rückgaben
- Jahreswechsel: Eröffnung und Abschluss eines Genehmigungsjahres
Die Komponente Maßnahmenanforderungen unterstützt den Investitionsprozess in der Phase der Planung und Entscheidung der durchzuführenden Investitionen mit folgenden Funktionen:
- Bearbeitung von Maßnahmenanforderungen: Stammdaten und Anforderungsvarianten anlegen und ändern
- Statusverwaltung: Darstellung verschiedener Phasen im Lebenslauf einer Maßnahmenanforderung
- Kosten- und Ertragsplanung: Grundlage für spätere Genehmigung
- Maßnahmenanforderungsgenehmigung: Abbilden mehrstufiger Genehmigungsprozesse
- Überleiten in eine zu realisierende Maßnahme: Erzeugen von Maßnahmen auf Basis zuvor genehmigter Maßnahmenanforderungen
So können Investitionen und ihre Varianten in der Vorschlags- und Genehmigungsphase verwaltet und beurteilt werden.
Die Komponente Investitionsmaßnahmen ermöglicht die Abwicklung sowie die kostenrechnerische und finanzbuchhalterische Unterstützung der Durchführung einzelner Investitionsmaßnahmen.
Dazu werden die Maßnahmen über einen Innenauftrag oder ein PSP-Element eines Projektes abgebildet.
Die Komponente Informationssystem dient der Verfolgung, Steuerung und Auswertung der Sachinvestitionen eines Unternehmens. Dazu stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Plan-Ist-Vergleiche
- Periodenübergreifende Überwachung
- Investitionsebenenabhängige Analysemöglichkeiten
- Recherchen für Analysen der Budgetwerte
- Auswertung der zugehörigen Maßnahmen und Maßnahmenanforderungen
- Passive Verfügbarkeitskontrolle als periodische Kontrolle der bereits angefallenen Beträge in SAP-Reports mit Meldungen bei Überschreitungen, Hinweismeldungen, Warnungen bei Ausschöpfung von X % des Budgets
- Aktive Verfügbarkeitskontrolle verhindert bei der Vorgangserfassung das Überschreiten von Budgetwerten, die Fehlermeldung erscheint direkt im Vorgang
- Workflowgestützter Ablauf
- Planprofil zum Hinterlegen von Planwerten im System
- Ableitung des tatsächlichen Budgets aus den Planwerten
- Durchgängiger Prozess
- Integration erleichtert Stammdatenanlage: einmal eingegebene Ausprägungen werden an die Folgeobjekte vererbt – der Pflegeaufwand wird minimiert
- Starke Integration mit den Modulen FI, CO, PM und PS
- Durchführen von Analysen
- AfA-Rechnen-Auswertung: Afa-Vorschau pro Einzel-Anlage oder pro Anlagenklasse inklusive Abschreibungsparameter
- Quartalsauswertungsmöglichkeiten mit Differenzierung ob es sich bei einem verfügbaren Budget um eine offene Bestellung oder eine bereits belieferte handelt
Der Ablauf der SERKEM-Lösung
Die Liste der Investitionsmaßnahmen kann als Investitionsmaßnahmenanforderung einfach in das SAP-System hochgeladen werden.
In den meisten Fällen handelt es sich hier um ein Excel-File mit den Investitionsvorhaben aus den verschiedenen Unternehmensbereichen.
Das heißt SAP-konforme Investitionsprozesse können auch aus Nicht-SAP-Systemen heraus erzeugt werden.
Nach dem Upload, sind die einzelnen Investitionen direkt im SAP-System verfügbar und abrufbar
Sobald der Status der Maßnahmenanforderung auf „zu genehmigen“ gesetzt wird, startet der Workflow automatisch:
- Berechtigungen steuern, wer den Genehmigungsprozess starten darf
- Abteilungsleiter erhalten ein Workitem via Outlook zur Bearbeitung des Investitionsantrages
- Bei Ablehnung endet der Workflow
Je nach Unternehmensstruktur und Hierarchie können weitere Genehmigungsstufen folgen, auch bis auf Geschäftsführungsebene. Im Hintergrund wird ein Innenauftrag zur Maßnahmenanforderung erzeugt und per Mail an den zuständigen Mitarbeiter übermittelt.
Nach der Antragsfreigabe wird automatisch die Investitionsmaßnahme in SAP in Form des Innenantrags angelegt
- Benachrichtigung der Mitarbeiter in der Anlagenbuchung via Mail
- In der Anlagenbuchhaltung wird der Innenauftrag dann der entsprechenden Anlage als Investitionsauftrag zugeordnet
- Übergabe des bei der Freigabe festgelegten Budgetwertaus aus dem Workitem an den Innenauftrag
Sowohl Antragssteller als auch Anforderer erhalten nach Ende des Workflows das Ergebnis der Entscheidung per Outlook mitgeteilt.
Die Felder in der Maßnahmenanforderung können nach kundenindividuellen Vorgaben belegt werden.
Beispiele sind mögliche Felder für den Antragssteller, den verantwortliche Benutzer, die Abteilung, die Raumnummer, die Investitionsgründe, den Investplantermin, etc.
Entweder sind diese Informationen im zentralen SAP-System hinterlegt und aus dem Datenstamm ermittelt, oder sie werden manuell eingetragen.
Felder wie Investitionsgründe, Investplantermin werden aus dem Excel-Upload übernommen, während Felder wie Preis verhandelt, Grund für die Investition, etc. im Langtext der Maßnahmenanforderung zu hinterlegen sind.
- Archivierung:
Beim Erstellen von Anlagestammsätzen können Barcodes erstellt werden. In solchen Fällen werden die Investanträge dann zu diesen Barcodes abgelegt und können zur Anlage bzw. zur Bestellung aufgerufen werden.
- Reporting:
Quartalsauswertungsmöglichkeiten mit Differenzierung ob es sich bei einem verfügbaren Budget um eine offene Bestellung oder eine bereits belieferte handelt.
- AfA-Rechnen-Auswertung:
AfA-Vorschau pro Einzel-Anlage oder pro Anlagenklasse inklusive Abschreibungsparameter.
