Die Gelangensbestätigung – rechtlicher Rahmen und gesetzliche Vorgaben

Bereits seit 01.01.2014 ist die Gelangensbestätigung als Beleg für die Umsatzsteuerbefreiung der Lieferung Pflicht (§ 4 Nr. 1b UStG in Verbindung mit § 17a UStDV). Unternehmen müssen seitdem bei einer Lieferung an Abnehmer im EU-Ausland die Warenankunft im anderen Staat nachweisen, um die USt-Befreiung der Lieferung zu wahren.

Dies betrifft Waren, die von Deutschland aus umsatzsteuerfrei ins EU-Ausland geschickt werden, sowie Waren, die Firmen im EU-Ausland von deutschen Zulieferern erhalten.

Eine Vielzahl an Bestätigungen entsteht. Die Nachweispflicht liegt immer beim Kunden. Bleibt der Nachweis aus, droht im schlimmsten Fall eine Steuernachzahlung. Formelle Fehler führen schnell zu einem Verlust von 19% des Umsatzes, da in diesen Fällen Umsatzsteuer an das Finanzamt zu entrichten ist, die der Kunde nicht bezahlen wird.

Die SERKEM Lösung: Gelangensbestätigung in SAP

Mit der Lösung von SERKEM können Sie die Gelangensbestätigungen in SAP einfach erzeugen, effektiv abwickeln und übersichtlich verwalten.

Den Status der einzelnen Rückmeldungen bzw. Bestätigungen haben Sie auf einem Monitor jederzeit im Blick. Zusätzlich sorgt das Eskalationsmanagement dafür, dass bei fehlender Bestätigung der Partner erneut zur Rückmeldung aufgefordert wird.

• Grundfunktionen

• Kundennutzen

• Highlights

• Grundfunktionen

Automatisierter Formularversand bei WA

• Automatische Formularversendung nach dem Warenausgang
• Rückmeldung des Abliefernachweises wird vom Spediteur gefordert
• Anhängen der Gelangensbestäigung an die Lieferung, nicht an die Rechnung

Automatisierte Zuordnung der Rückmeldung

• Automatische Zuordnung des bestätigten Formulars zum Auftrag
• Zuordnung der Empfangsbestätigung zur Lieferung
• Lieferstatus über den Belegfluss im SAP von der Rechnung aus einsehbar

Monitor zur Statusverfolgung

• Lieferempfangsbestätigung im SAP-Standard mit Status: Ampelsystem
• Ohne Differenzen wird Status automatisiert gesetzt: Hochladen Dokument in Beleg/Anlagenliste
• Monitoring der offenen Vorgänge über SAP-Standardfunktionalitäten

Automatisiertes Eskalationsmanagement

• Jede relevante Lieferung mit „Zielbestätigungsdatum“, z.B. Liefertermin + x Tage
• Erinnerungsmail bei fehlender Bestätigung nach x Tagen nach Liefertermin / WA-Termin
• Eskalationsmail an internen Verteiler nach Überschreitung von y Tagen

Verschiedene Bestätigungsmöglichkeiten

• Manuell im SAP-GUI
• Verarbeiten von Email-Antworten (abhängig vom Mailprogramm)
• Rückmeldedaten aus PDF übernehmen und zum Beleg zuordnen
• Externes und internes Erinnerungs- bzw. Eskalationsmail bei Überschreitung bestimmter Termine

Anbindung der Speditionen

• Versand der E-mail mit Lieferdaten und nötigem Inhalt an Partner bei bestimmten Status
• Mail mit Bitte um Antwort zur Bestätigung der ordnungsgemäßen vollständigen Ablieferung der Ware beim Empfänger
• PDF-Erzeugung aus der elektronischen Bestätigung und Zuordnung zum Lieferbeleg

• Kundennutzen

• Automatisierte Prozesse: Formularversand, Rückmeldung, Eskalation, Archivierung
• Konsolierung der geforderten Informationen im zugehörigen Auftrag
• Transparenz durch Statusverfolgung und Erinnerungsverfahren
• Minimierung des Steuerrisikos

• Highlights

• Mehr Übersicht im SAP Standard

• Umsetzung der Lösung komplett im SAP Standard

• Nahtlose Integration in die SAP Prozesse

• 100% releasefähig

• Keine zusätzlichen Lizenzkosten