Nachfolgende Punkte sollten Sie für eine gelungene Umsetzung der Digitalen Personalakte in SAP beachten:

1. Zulässige Inhalte für die Digitale Personalakte klären

Eine Personalakte als Sammlung aller Aufzeichnungen und Urkunden, die mit dem Arbeitsverhältnis in einem inneren Zusammenhang stehen, stellt ein sorgfältiges Bild über den Werdegang des Arbeitnehmers dar.
Aufgenommene Dokumente müssen mit dem Arbeitsverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Bei der Entscheidung, ob ein Dokument aufgenommen wird, ist der datenschutzrechtliche Grundsatz der Erforderlichkeit nach 32 BDSG entscheidend.
Informationen, die zur Privatsphäre des Arbeitnehmers gehören, dürfen nicht aufgenommen werden, Informationen über Krankheiten nur in Form der Krankheitszeiten.

2. Überführung in digitale Daten: Rechts- und Revisionssicherheit

Grundsätzlich dürfen Papierdokumente mit ihrer Digitalisierung vernichtet werden. Weil nicht jedes Dokument in Papierform vorhanden sein muss, werden Platz und Ressourcen gespart.
Trotzdem wird oft dazu geraten Originaldokumente mit Unterschrift, wie z.B. den Arbeitsvertrag, aufzubewahren. Gleichzeitig ist die Digitalisierung aber eine Absicherung, falls das Original Abhanden kommen sollte.

3. Datenschutz bei der Digitalen Personalakte

§ 9 des BDSG regelt den Zugriff auf die Personalakte und deren Anhang, vor allem den Bereich der Datensicherheit.
Es ist zu entscheiden für welche Personengruppen welche Informationen zugänglich sein müssen und welche Rechte erforderlich sind. Umsetzt wird der Datenschutz anschließend in Form von Berechtigungskonzepten. Diese regeln den Zugriff auf Personalakten. Unbefugte haben weder Zutritt noch Zugang zu den Informationen. Der Zugriff kann für verschiedene Personengruppe auf einzelne Teile der Personalakte beschränkt werden.
Eingaben werden protokolliert und dokumentiert. Dadurch ist ersichtlich, ob und von wem Daten verarbeitet, eingegeben, verändert oder entfernt wurden.

4. Auswertungen und Nutzungsmöglichkeiten

Informationsübersicht vs. Datenschutz
Welche Personen wiederum auf eine Personalakte zugreifen dürfen, richtet sich nach § 32 BDSG. Es dürfen nur Personen auf die Akte zugreifen, die dies im Rahmen ihrer Tätigkeit müssen und dabei nur dir für die relevanten Teile der Personalakte sehen.
Kann der Schutz vor Zugriffen durch Unbefugte bei Papierakten nur durch Wegschließen der kompletten Akte erfolgen, bietet die digitale Version zusätzlich die Möglichkeit verschiedene Bereiche unterschiedlich zu sichern. Bestimmte Bereiche einer Akte können je nach Berechtigung sichtbar gemacht werden.
Es ist festzulegen, welche verschiedenen Berechtigungskonzepte einzurichten und welche Rechte diesen zuzuordnen sind. Dadurch ist zum einen das Informationsbedürfnis erfüllt, zum anderen aber auch der Datenschutz eingehalten.

5. Erforderlichkeit der Inhalte prüfen

Auch für die digitale Personalakte gilt der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit des § 3a BDSG.
Es sollen so wenig personenbezogene Daten wie möglich erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Sobald personenbezogene Daten nicht mehr benötigt werden, sind diese zu löschen.
Mit der digitalen Personalakte können schnell, einfach und sicher Löschfristen gespeichert, verschiedene Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Belegarten hinterlegt und gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Der Datenschutz wird erhöht und die Kosten für den Speicherplatz gesenkt.