Gelangensbestätigung in SAP
Mit SERKEM Gelangensbestätigungen einfach erzeugen, effektiv abwickeln und übersichtlich verwalten
Die Gelangensbestätigung – rechtlicher Rahmen und gesetzliche Vorgaben
Bereits seit 01.01.2014 ist die Gelangensbestätigung als Beleg für die Umsatzsteuerbefreiung der Lieferung Pflicht (§ 4 Nr. 1b UStG in Verbindung mit § 17a UStDV). Unternehmen müssen seitdem bei einer Lieferung an Abnehmer im EU-Ausland die Warenankunft im anderen Staat nachweisen, um die USt-Befreiung der Lieferung zu wahren.
Dies betrifft Waren, die von Deutschland aus umsatzsteuerfrei ins EU-Ausland geschickt sowie Waren, die Standorte der Firmen im EU-Ausland von deutschen Zulieferern erhalten.
Eine Vielzahl an Bestätigungen entsteht. Die Nachweispflicht liegt immer beim Kunden. Bleibt der Nachweis aus, droht im schlimmsten Fall eine Steuernachzahlung. Formelle Fehler führen schnell zu einem Verlust von 19% des Umsatzes, da in diesen Fällen Umsatzsteuer an das Finanzamt zu entrichten ist, die der Kunde nicht bezahlen wird.
Die SERKEM Lösung
Mit der Lösung von SERKEM können Sie die Gelangensbestätigungen einfach erzeugen, effektiv abwickeln und übersichtlich verwalten. Den Status der einzelnen Rückmeldungen bzw. Bestätigungen haben Sie auf einem Monitor jederzeit im Blick. Zusätzlich sorgt das Eskalationsmanagement dafür, dass bei fehlender Bestätigung der Partner erneut zur Rückmeldung aufgefordert wird.
Ablauf und Grundfunktionen
Der Report versendet die relevanten Daten der Lieferung als E-Mail.
Die Lieferungsnummer als Betreff der Mail ermöglicht die eindeutige Zuordnung der Rückmeldung im SAP-System.
Die Rückübertragung der Lieferungsnummer ermöglicht die automatisierte Zuordnung der Rückmeldung im SAP-System.
wird automatisiert eine PDF-Datei generiert und mit der Lieferung verlinkt bzw. archiviert.Der LEB-Status wird auf erledigt gesetzt.
Beim manuellen Mahnversand wird die Lieferung ausgewählt und die Mahnung versendet.
Ist der Status rot, dann ist eine Mahnung vorhanden.
Automatisierter Formularversand bei WA
- Automatische Formularversendung nach dem Warenausgang
- Rückmeldung des Abliefernachweises wird vom Spediteur gefordert
- Anhängen der Gelangensbestäigung an die Lieferung, nicht an die Rechnung
Automatisierte Zuordnung der Rückmeldung
- Automatische Zuordnung des bestätigten Formulars zum Auftrag
- Zuordnung der Lieferempfangsbestätigung zur Lieferung
- Lieferstatus über den Belegfluss im SAP auch von der Rechnung aus leicht einsehbar
Monitor zur Statungsverfolgung
- Lieferempfangsbestätigung im SAP-Standard mit Status: Ampelsystem
- Ohne Differenzen wird Status automatisiert gesetzt: Hochladen Dokument in Beleg/Anlagenliste
- Monitoring der offenen Vorgänge über SAP-Standardfunktionalitäten
Automatisiertes Eskalationsmanagement
- Jede relevante Lieferung mit „Zielbestätigungsdatum“, z.B. Liefertermin + x Tage
- Erinnerungsmail bei fehlender Bestätigung nach x Tagen nach Liefertermin / WA-Termin
- Eskalationsmail an internen Verteiler nach Überschreitung von y Tagen
Verschiedene Bestätigungsmöglichkeiten
- Manuell im SAP-GUI
- Verarbeiten von Email-Antworten (abhängig vom Mailprogramm)
- Rückmeldedaten aus PDF übernehmen und zum Beleg zuordnen
- Externes und internes Erinnerungs- bzw. Eskalationsmail bei Überschreitung bestimmter Termine
Anbindung der Speditionen
- Versand der E-mail mit Lieferdaten und nötigem Inhalt an Partner bei bestimmten Status, z.B. WA-Buchung versendet
- Mail mit Bitte um Antwort zur Bestätigung der ordnungsgemäßen vollständigen Ablieferung der Ware beim Empfänger
- Aus der elektronischen Bestätigung wird ein PDF erzeugt und dem Lieferbeleg zugeordnet
Vorteile
Referenzen
Kontakt
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